Cahier des Charges

Des participations aux foires - salons - congrès - événements de la Société des Foires Internationales de Tunis - I.T.F.

L’organisation de manifestations spécialisées nécessite de la part de l’Organisateur une connaissance approfondie du secteur et de ses branches d’activité.

Le Cahier des Charges répond à la nécessité de parfaire l’organisation des manifestations, de mettre en valeur ses spécificités et de répondre aux besoins des exposants et des visiteurs pour offrir le meilleur espace de communication.

C’est pour atteindre cet objectif qu’il a été conçu. Il sera pour l’exposant une aide et un outil de travail.

1 - Conditions générales

1.1 Critères d’acceptation

• Respect du Règlement Général et du Cahier des Charges.
• Situation juridique claire de l’exposant.
• Présentation et approbation du plan de stand.
• Respect des délais de montage et démontage.

1.2 Critères de sélection

• Conformité au concept et aux spécificités du Salon.
• Respect des normes de fabrication et de qualité.
• Priorité aux produits nouveaux, créatifs et innovants.

Important : Le non-respect des clauses entraîne l’annulation du contrat entre l’I.T.F. et l’exposant.

2 - Aménagement général

L’organisation du Salon implique l’aménagement de l’ensemble de l’espace.
Cet aménagement est à la charge de l’Organisateur qui divise cet espace en stands et en fournit le plan.
L’exposant a la responsabilité du montage et de la construction de son stand à l’emplacement réservé.
Le stand doit obéir à des normes définies par le Cahier des Charges.

2.1 Préparation du montage

• L’Organisateur conseille aux exposants de fabriquer dans leur propre atelier les éléments de leur stand et non pas sur le lieu d’exposition pour éviter toute perte de temps au montage.
• Les travaux de soudure, de découpe, de peinture devront être effectués à l’extérieur des Halles.
• Ces dispositions sont nécessaires pour respecter les consignes de sécurité, de bon voisinage, d’hygiène et de propreté, également pour la rapidité du montage/construction des stands.

2.2 Préservation des structures

Espace en location :

• Interdiction de percer sols et murs.
• Interdiction d’utiliser la charpente sans autorisation.
• Interdiction de matériaux inflammables.

Équipements et matériel :

• Interdiction de percer les panneaux de séparation.
• Interdiction d’agrafes sur les panneaux mélaminés.

2.3 Intervention de professionnels

• Dans le cas où l’exposant confierait l’exécution de l’aménagement de son stand à un décorateur, ou demanderait l’intervention d’un électricien ou autre intervenant, il doit informer par écrit l’Organisateur et communiquer les coordonnées complètes des professionnels.
• Le décorateur doit être informé du Cahier des Charges et en accepter le respect intégral par écrit auprès de l’I.T.F.
• Fournir à l’I.T.F. la liste du personnel autorisé (nom, prénom, spécialité, CIN) pour le montage et le démontage du stand.
• L’I.T.F. dispose d’une liste de décorateurs agréés et se réserve le droit d’accepter ou refuser le décorateur proposé.

2.4 Plan d’aménagement du stand

• Hauteur max : 3m dans l’espace général (4m autorisés en périphérie ou en arche ouverte et transparente).
• Un plan de construction-montage du stand doit être remis 30 jours avant l’ouverture, réalisé par des professionnels agréés, et validé par l’I.T.F.
• Le plan doit mentionner : implantation, structures, matériaux, surélévations (max 15 cm, recouvertes de moquette neuve), éclairage et puissance, signalisation, accès visiteurs et documentation.
• Produits : occupation max 70% de la surface, circulation ≥ 1m, pas de superposition ni exposition dans les couloirs.

Décoration et éclairage : éclairage professionnel conseillé pour valoriser les produits, harmonisé avec la décoration générale du Salon.

2.5 Montage et mise en œuvre

Montage et construction sous responsabilité de l’exposant : respect des limites tracées, interdiction des matériaux lourds (briques, ciment, plâtre). Utilisation de panneaux bois (2,5 x 1,5 m, épaisseur 6 cm). Murs aveugles interdits. Moquette tendue et collée au scotch double face (colle liquide interdite). Hauteur max 3m. Plafonds aérés, non collés aux séparations, avec respect des normes de sécurité et aval de la protection civile.

2.6 Lots spéciaux

Électricité / Téléphone : installation sous la responsabilité de l’exposant, respect des normes de sécurité. Arrivée par caniveaux avant pose de moquette/plancher. Section min. 1,5 mm², mise à la terre obligatoire, disjoncteur de protection requis. Les travaux doivent être confiés à des électriciens professionnels agréés. Le service électricité de l’I.T.F. reste disponible si nécessaire.

Eau / Air comprimé : arrivée à partir des caniveaux. Commande à présenter 15 jours à l’avance à l’I.T.F., avant la mise en place de la moquette. Toute installation doit être coordonnée avec l’aménagement général.

3 - Consignes de sécurité

Les règles de sécurité contre les risques d'incendie et de panique dans les établissements recevant du public sont fixées par arrêté du 25 juin 1980.

3.1 Obligations générales

L’exposant et ses agents doivent respecter le Règlement Général de sécurité incendie :

• Commission de sécurité contrôle stabilité, matériaux, électricité.
• Décisions de la commission immédiatement exécutoires.
• Plans et procès-verbaux de réaction au feu transmis 1 mois avant ouverture.
• Machines en fonctionnement déclarées 1 mois avant.
• Démonstrations sous entière responsabilité de l’exposant.

3.2 Aménagement des stands

Catégories matériaux : M0 à M4 (du incombustible au facilement inflammable).

A. Plafonds : matériaux M0/M1 uniquement.

B. Installations électriques : normes NFC15-100, coffret accessible, protections différentielles ≤ 30 mA, mise à la terre obligatoire, interdiction chauffage indépendant.

C. Lutte contre l’incendie : accès R.I.A., extincteurs obligatoires dès 50 m², personnel désigné.

D. Produits interdits : ballons gaz inflammable, celluloïd, pyrotechnique, acétylène, oxygène, hydrogène (sauf dérogation).

E. Liquides inflammables : interdits sauf exposition véhicules (≤ 5 L, réservoirs verrouillés, batteries protégées).

3.3 Accès aux Halles

• Portes larges, automatiques en cas de panique.
• Interdiction de stationner devant les accès.
• Pas de véhicules dans les Halles lors du montage/démontage.
• Garder portes dégagées pendant la manifestation.

3.4 Parkings

• Les Halles d’expositions disposent de portes de sécurité de grande largeur et d’ouverture totale et automatique en cas de panique. Les exposants sont tenus : - de ne pas gêner l’accès par le stationnement devant les portes et de respecter la signalisation ; - pendant les périodes de montage et de démontage de ne pas faire stationner leurs véhicules à l’intérieur des Halles ; - d’éviter l’encombrement des portes pendant le déroulement des manifestations.
• Le parking exposant n’est pas assuré et n’est pas gardé. L’entrée au parking exposant est soumise à un badge spécifique. Le parking visiteurs n’est ni gardé ni assuré.

PARKING VISITEURS

4 - Organisation de la manifestation

4.1 Préparation de la manifestation

• Port du badge exposant obligatoire dans l’enceinte du Parc et sur les stands.
• Un badge exposant est délivré une semaine avant le début de la manifestation.
• Entrée par la porte exposants + contrôle aux portes des Halles.
• L’exposant doit communiquer la liste de son personnel (nom, prénom, spécialité, CIN).
• Le personnel commercial doit être identifié par son nom et sa société.

A) Entrée des exposants en période de montage : Halles disponibles 4 jours avant l’ouverture.

B) Entrée des véhicules : Numéro de matricule communiqué à l’Organisateur. Badge parking obligatoire. Accès véhicules lourds autorisé au montage, mais sortie obligatoire après déchargement.

C) Nettoyage et hygiène : Nettoyage quotidien des stands obligatoire. Déchets à évacuer dans containers. Interdiction de jeter peintures, ordures ou matériels dans les toilettes. Nettoyage final au plus tard la veille à 18h.

4.2 Déroulement de la manifestation

• Portes des Halles ouvertes à 9h30 par le service sécurité.
• Entrée des visiteurs : de 10h30 à 20h (selon affichage).
• Sortie des visiteurs : 1h après la fermeture des guichets.

4.3 Approvisionnement des stands

Pour des raisons de sécurité et d’assurance :

• Approvisionnement uniquement avant l’ouverture des Halles au public.
• Portes ouvertes 1h avant ouverture des guichets.
• Sortie des marchandises uniquement après fermeture des guichets et départ des visiteurs.

4.4 Clôture de la manifestation

• Démontage des stands et évacuation des marchandises le lendemain de la clôture.
• Délai maximum pour démontage : 48 heures.
• Nettoyage complet du stand obligatoire.
• Si non-respect, nettoyage effectué par l’Organisateur aux frais de l’exposant.

5 - Prestations de services et fournitures disponibles

5.1 Service WIFI à disposition (Wireless Fidelity)

Description : La Société des Foires Internationales de Tunis-I.T.F. offre un service WIFI couvrant l’ensemble du Parc (Halles, salles de conférences, bureaux, administration). Réseau : ITF, norme IEEE 802.11, débit 4 Mo.

Utilisation : Connexion via bon de commande, login et mot de passe fournis.

5.2 Matériels et équipement d’aménagement de stands

• Panneaux en bois, plexiglas, mélaminés.
• Structure tridimensionnelle en aluminium.
• Spots 100 W, projecteurs, accrochage et élingage.
• Porte avec clé (dimension cabine + position).

5.3 Types de mobiliers

• Tables 120/70 et 70/70.
• Chaises (différentes qualités).
• Étagères, cubes en bois, poubelles, cendriers.
• Vitrines fermant à clé, comptoirs, frigo-bars.
• Écrans plasma avec lecteur DVD.

5.4 Fluides divers

Sur bon de commande 15 jours avant :

• Électricité (préciser puissance).
• Eau (fourniture + mise en place évier).
• Air comprimé (préciser débit et pression en bar).

5.5 Feutrine

Disponible en location, plusieurs couleurs.

6 - General Recommendations

6.1 INFORMATIONS AUX VISITEURS

• L’affichage des prix de tous les produits exposés sur le stand est obligatoire dans le cas d’une exposition-vente.
• Une documentation (dépliant avec photo, désignation, normes ou références du produit) est souhaitable. Dans le cas contraire, l’exposant est tenu de fournir sur papier à en-tête de ses entreprises toutes les indications (prix, dimensions et références) relatives aux produits exposés sur son stand.
• Le lieu de production doit être indiqué d’une manière claire : contacts, adresse et numéro de téléphone.
• La traçabilité du produit est souhaitable.

6.2 RESPECT DE L’ENGAGEMENT DE L’EXPOSANT

L’exposant est tenu de respecter ses engagements vis-à-vis des commandes faites par les visiteurs des manifestations organisées au Parc des Expositions.

En cas de non-respect de ces engagements et indépendamment des considérations légales, l’administration de la Société des Foires Internationales de Tunis-I.T.F. peut lui interdire l’accès comme exposantaux manifestations organisées au Parc des Expositions.

6.3 Consumer Protection

According to Law No.117 of 7/12/1992 on Consumer Protection: Violations include failure to respect delivery deadlines and product non-compliance with the purchase order.

FOIRES, SALONS, CONGRÈS ET ÉVÉNEMENTS ORGANISÉS AU PARC DES EXPOSITIONS DU KRAM

• Salon du Meuble de Tunis — annual, February.
• Salon de la Création Artisanale — annual, March.
• Salon International de la Santé — annual, March.
• Salon International du Chaud et Froid Domestique - Climexpo — biennial, April.
• Salon International de l’Externalisation et des Solutions TIC - Outsourcing — annual, April.
• Salon International de l’Énergie Solaire - Enersol Expo — April.
• Salon International de l’Agro-Alimentaire - AgroLeader — annual, April.
• Foire Internationale du Livre de Tunis — annual, April-May.
• Salon International du Plastique - Plastic Expo — biennial, May.
• Salon International de l’Emballage et de l’Imprimerie - Pack Print — biennial, May.
• Salon Professionnel de la Construction et du Bâtiment - Carthage — biennial, May.
• Salon Euro-Méditerranéen de l’Habillement - Texmed — annual, June.
• Salon International de l’Automobile de Tunis — biennial, June.
• Salon de l’Étudiant & National Orientation Days — annual, July.
• Salon International de l’Informatique et de la Bureautique - SIB — annual, September.
• Salon International de l’Environnement - Green Ifriqiya — biennial, November.
• Salon International de l’Agriculture, du Machinisme Agricole et de la Pêche - SIAMAP — biennial, November.
• Salon International de l’Équipement Textile - SIET — biennial, November.
• Salon International de la Banque et de la Monétique - Bank et Monetic — annual, December.
• Salon des Ressources Humaines — annual, December.
• Salon de l’Ameublement et de la Décoration - Dar Déco — annual, December.
• Salon de la Création d’Entreprises de Tunis — biennial, October.
• Salon International des Transports Urbains - SITU.
• Salon International des Solutions Informatiques et de Télécommunications - Infonet.
• Salon Méditerranéen de l’Équipement Hôtelier et de la Restauration — annual.
• Salon International de l’Optique et de la Lunetterie - Optimed.
• Salon International de l’Équipement, Outillage et Accessoires pour l’Industrie du Meuble - FIMA.
• Salon International des Industries du Cuir - Meet in Africa.
• Marché Méditerranéen et International du Tourisme - MIT.
• Salon Arabe de l’Électronique - Arab Electronics.
• Salon International de la Maintenance et de la Pièce de Rechange Industrielle - SAPRI.
• Salon International de la Mise à Niveau - Performances - SAMEST.
• Carrefour d’Affaires et de Technologies.
• Salon Méditerranéen de la Sous-Traitance et de l’Approvisionnement Industriel - SAMEST.
• Salon International des Services à l’Exportation - SISE.
• Salon Tuniso-Libyen des Industries Mécaniques et Électriques.
• Salon des Femmes Chefs d’Entreprise - Expofemina.
• Salon des Produits des Handicapés.
• Event: World Summit on the Information Society.
• Event: Oil and Gas North Africa Exhibition and Conference.
• Event: National Days of Scientific Research.
• Event: Chocolate Festival.
• Congress: Union Tunisienne de l’Industrie, du Commerce et de l’Artisanat - UTICA.
• Congress: Union Tunisienne de l’Agriculture et de la Pêche - UTAP.
• Congress: Union Générale des Travailleurs Tunisiens - UGTT.
• Congress: Rassemblement Constitutionnel Démocratique - RCD.
• International Congress: International Federation of Air Traffic Controllers Association - IFATCA (1,500 participants).
• International Congress: Urban Transport — (2,500 participants).
• International Congress: World Veterinary Congress - WorldVet (2,000 participants).
• International Congress: Pan-Arab and African Ophthalmology - PAACO (1,000 participants).
• International Congress: International Geography Congress — (1,500 participants).
• Exposition-vente: Layali Ramadhan.
• Exposition-vente: Femmes Artisanes - Hirafiyet.
• Exposition-vente: Journées de Partenariat Tuniso-Turques.